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Gestion des archives des établissements hospitaliers

Gestion des archives des établissements hospitaliers

L’article L. 211-1. CP du Code du Patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. ». Zoom sur les spécificités des archives hospitalières. Voir une étude de cas très simple mais explicite sur les besoins d’externalisation de l’archivage dans les hôpitaux.

Archives administratives et médicales

Outre les archives médicales produites lors de la prise en charge thérapeutique des patients (dossiers médicaux essentiellement), les établissements hospitaliers produisent des archives administratives par les services administratifs et la direction notamment (admissions, dossiers du personnel, etc.).

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Les hôpitaux produisent de très nombreuses archives, elles sont sensibles car très souvent confidentielles, et doivent être gérées avec la plus grande prudence

 

Communication des documents

Tous les documents produits ne sont évidemment pas communicables immédiatement. C’est le Code du Patrimoine qui définit les durées de communicabilité. Ces derniers sont de 25, 50, 75 et 100 ans et s’entendent généralement à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier (dans certains cas à compter de la date du décès de l’intéressé). Ces délais peuvent paraître longs mais visent les documents dont la communication pourrait porter atteinte à l’État, à des patients (vie privée), aux relations extérieures, au secret médical, à la monnaie, à la sécurité nationale, aux affaires judiciaires en cours, etc.

Conservation des dossiers médicaux ou externalisation ?

Les archives peuvent être conservées au sein de l’établissement hospitalier dans des locaux dédiés mais peuvent aussi être externalisées. Ce choix est possible depuis 2006 pour les archives numériques et depuis 2009 pour les archives physiques (données de santé et archives éliminables à terme). Le prestataire extérieur doit être agréé et validé par l’administration des archives en répondant aux dispositions du contrat en termes de sécurité, de communication et de restitution des documents. Les archives peuvent enfin être conservées au service des archives de l’AP-HP (archives définitives seulement).

Destruction, à réaliser avec la plus grande vigilance !

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L’élimination des archives a lieu (sans être obligatoire) à l’issue de la durée légale de conservation sous condition d’accord de la part du service des archives de l’AP-HP. La demande de destruction de fait par l’intermédiaire d’un bordereau sur lequel devra figurer toutes les informations concernant le document (dates, service créateur, etc.) et le métrage linéaire occupé. La destruction des archives médicales nécessite en complément la signature du représentant du corps médical concerné par le fonds à éliminer. L’étape de destruction doit être réalisée par un prestataires spécialisé possédant les autorisations préfectorales requises et répondant aux normes en vigueur sous le contrôle d’un agent de l’établissement de santé. Les archives des établissements hospitaliers concernant directement la vie privée des patients, l’élimination est réalisée au degré de confidentialité le plus élevé. Les documents sont broyés en fines lamelles, en confettis voire incinérés pour empêcher toute reconstitution.

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